GCP Kraków Opinie - monitorowanie pracowników

GCP Kraków Opinie / Artykuły

Wielki Brat, czyli monitorowanie pracowników

Pokusa pozyskania dodatkowych informacji o ludziach zatrudnionych w firmie jest ogromna, podobnie zresztą jak chęć wykorzystywania przez pracowników służbowego sprzętu dla celów prywatnych. Stale wzrasta liczba konfliktów związanych z monitorowaniem pracowników, czemu sprzyja rozwój nowoczesnych technologii.

Śledzenie internetowych poczynań poszczególnych osób, sprawdzanie poczty elektronicznej czy obserwacja za pomocą kamer, to tylko niektóre ze środków. Czy takie działania pracodawcy są zawsze zgodne z prawem?

Warunki monitoringu
Monitorowaniem określa się w piśmiennictwie zagranicznym czynności przedsięwzięte w celu gromadzenia informacji o pracownikach poprzez poddanie ich obserwacji czy to bezpośrednio, czy to z użyciem urządzeń elektronicznych. Można przy tym rozróżnić monitoring proaktywny, nastawiony na działania prewencyjne i ocenę wydajności pracownika, oraz reaktywny, podejmowany po uzyskaniu wiadomości o nielegalnym zachowaniu. Mówi się też o monitoringu jawnym i ukrytym oraz ciągłym i okresowym.

Monitorowanie pracownika w miejscu pracy przy użyciu urządzeń elektronicznych może przybierać różne formy. Do najważniejszych z nich zaliczamy:

kontrolę poczty elektronicznej;
podsłuch przekazów informacji;
monitorowanie za pomocą kamer użytkowych;
sprawdzanie wykazów połączeń telefonicznych i odwiedzanych stron www
Niekwestionowaną zasadą w prawie pracy jest uprawnienie pracodawcy do kontrolowania przebiegu pracy oraz jej efektów. Ma on prawo monitorować sposób wykonywania przez pracownika obowiązków wynikających ze stosunku pracy, a także badać i oceniać efektywność poszczególnych osób. Czynności kontrolne są dodatkowo uzasadnione tym, że pracodawca podejmując ryzyko zatrudnieniowe ponosi odpowiedzialność za działania pracowników - lub ich zaniechanie - wobec osób trzecich. Brak polskiej regulacji prawnej dotyczącej monitoringu w miejscu pracy niewątpliwie utrudnia wyznaczenie wyraźnych granic dla działań pracodawców. Nie oznacza to jednak, że takich granic nie ma. W doktrynie podejmowane są próby określenia wymogów, jakie muszą być spełnione przy monitorowaniu pracowników(1). Podstawowe warunki monitorowania(2) to:

zgodność z prawem - monitoring nie może przyjmować postaci zakazanej i sprzecznej z odpowiednimi przepisami, czyli np. nielegalnego podsłuchu, obserwowania przez kamery pracowników w pomieszczeniach, w których powinno przestrzegać się ich prywatności;
usprawiedliwiony cel - takim celem może być np. ochrona systemu informatycznego i danych przed wirusami, zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, wykrycie zachowań szkodzących firmie;
proporcjonalność - zastosowane środki muszą być odpowiednie do wyznaczonego celu i w możliwie jak najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników, np. dla ustalenia nadmiernego korzystania przez pracownika z Internetu wystarczy określić czas, przez jaki przebywa on w sieci;
transparentność - pracownicy powinni wiedzieć, jakiej formie kontroli są lub mogą być poddawani oraz w jakim zakresie mogą używać urządzeń firmy na swoje prywatne potrzeby;
ochrona danych osobowych - wykorzystywanie efektów monitoringu musi w każdym przypadku spełniać wymagania określone w przepisach o ochronie danych osobowych.

Kontrola personelu

Charakterystyczną cechą stosunku pracy jest przerzucenie na pracodawcę ryzyka działalności, w tym tzw. ryzyka osobowego. Pracodawca ma zatem słuszny interes prawny w podejmowaniu działań mających na celu uzyskanie jak najpełniejszego obrazu swojego pracownika. Działania te nie mogą jednak naruszać dóbr osobistych pracownika oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

Szczególnego znaczenia nabierają obecnie tzw. wewnętrzne procedury monitorowania, które regulują szczegółowo sposób i zakres zgodnego z prawem kontrolowania pracowników w zakładzie pracy. Wprowadzenie w przedsiębiorstwie jasnych i przejrzystych metod monitorowania aktywności pracowników służy ochronie interesu prawnego pracodawcy. Jest on bowiem zobowiązany do organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu przez pracowników oraz osiąganie przez nich wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Jeżeli więc w zakładzie pracy pracownicy wykonują powierzone im czynności za pomocą komputerów, pracodawca powinien mieć wpływ na ich działania.

Monitoring wideo

Wszelkie formy monitorowania pracowników (również monitoring wideo) stanowią przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu ustawy z dn. 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. Wszystkie dane uzyskane poprzez monitoring wideo muszą być w odpowiedni sposób przechowywane przez administratora danych, czyli w tym przypadku przez pracodawcę.

Pracodawca jest obowiązany zastosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć uzyskiwane za pomocą monitoringu informacje o pracownikach przed przedostawaniem się do osób nieupoważnionych. Powinien on również prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych. Ewidencja powinna zawierać: imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, a także identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Pracownicy w zakładzie, w którym będzie wprowadzany system monitorowania, powinni zostać o tym wcześniej uprzedzeni przez pracodawcę. Nie jest jednak wymagana zgoda pracowników na objęcie takim systemem w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów pracodawców, a jednocześnie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych).

Kontrola maili i aktywności w Internecie

Mało osób wie, że pracodawcy nie mają żadnych przeszkód technicznych, aby rejestrować wszystkie internetowe "wycieczki" swoich podwładnych. Sposobów na sprawdzenie ich aktywności jest wiele - począwszy od zdalnego podglądu monitora i cyklicznych zrzutów ekranu, poprzez kontrolę wszystkich uruchomionych aplikacji, aż po zapisywanie każdego uderzonego na klawiaturze klawisza.Szef może zobaczyć pulpit ekranu pracownika tak, jak on sam go widzi. Może też wykorzystywać programy kontrolujące pocztę elektroniczną, które pozwalają monitorować przychodzące i wychodzące wiadomości, wykrywając w nich okreslone słowa (np. nazwiska przełożonych).

W większości firm pracownicy mają swobodny dostęp do komputerów wyposażonych w stałe łącze internetowe, co stwarza możliwość niewłaściwego wykorzystania urządzeń np. do celów prywatnych. W takim przypadku może zaistnieć zderzenie wykluczających się uprawnień obu stron stosunku pracy - tajemnicy korespondencji pracownika i ochrony tajemnicy handlowej pracodawcy.

W Kodeksie pracy brak jest regulacji dotyczących monitorowania poczty elektronicznej i aktywności pracowników w Internecie. W tej sytuacji zastosowanie będą miały jedynie ogólne przepisy dotyczące dóbr osobistych pracowników (art. 11¹ K.p., art. 23 K.c.). W stosunkach pracy kluczowe znaczenie ma to, czy kontrola pracodawcy dotyczy prywatnej skrzynki mailowej pracownika, z której korzysta on w czasie pracy, czy też odnosi się do poczty „firmowej” a więc przeznaczonej wyłącznie do celów służbowych.

W odróżnieniu od prywatnej, korespondencja służbowa może być w sposób dowolny kontrolowana przez pracodawcę, co wynika z faktu, że pracownik korzystając z niej działa w imieniu i na rzecz tego pierwszego. Pracodawca może wyjątkowo zezwolić na korzystanie z poczty służbowej do celów prywatnych, jednak w takim przypadku pracownik musi liczyć się z tym, że jego korespondencja prywatna będzie poznana przez osoby postronne. Jeżeli więc pracodawca wyraźnie zakazał wykorzystywania poczty służbowej do celów prywatnych, to może wyciągnąć odpowiednie konsekwencje w stosunku do nagminne łamiącego taki zakaz pracownika. Nie będzie to stanowić naruszenia tajemnicy korespondencji.

Pracownik może zrzec się prawa do tajemnicy korespondencji prywatnej, ale zgoda ta musi mieć charakter wyraźnego oświadczenia woli na piśmie, złożonego na ręce pracodawcy. Pracodawca powinien dokładnie określić zasady korzystania lub całkowitego zakazu korzystania ze służbowych skrzynek e-mailowych do celów prywatnych. Ponadto musi o tym poinformować pracowników, np. wprowadzając odpowiednie zapisy w regu-laminie pracy lub nawet w umowach o pracę (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dn. 13.04.1972 r. - I PR 153/72; OSN z 1972 r. nr 10, poz. 184).

Kontrola trzeźwości pracownika

Teoretycznie za pozostawanie w stanie nietrzeźwym czy też spożywanie alkoholu w miejscu pracy grożą pracownikowi surowe sankcje, włącznie z natychmiastowym rozwiązaniem umowy o pracę. Pracownik nie ma jednak prawnego obowiązku poddania się badaniu alkomatem (albo badaniu moczu lub krwi) na obecność alkoholu w organizmie, które miałby przeprowadzać pracodawca. Jednakże, zdaniem SN, taka odmowa nie polepsza sytuacji pracownika (wyrok SN z 24.05.1985 r., I PRN 39/85; OSNC z 1986 r. nr 1-2, poz. 23).

W ocenie SN trzeźwy pracownik nie ma z reguły interesu w tym, aby odmówić poddania się badaniu na obecność alkoholu w organizmie. Ponadto SN stwierdził, że pełniący w zakładzie funkcje nadzorcze pracownik powinien dobrowolnie poddać się badaniom alkomatem, zwłaszcza gdy od jego stanu psychofizycznego zależy bezpieczeństwo wykonywania pracy przez innych pracowników (wyrok SN z 8.04.1998 r., I PKN 27/98; OSNAPiUS z 1999 r. nr 7, poz. 240).

Jeżeli pracownik odmawia poddania się badaniu w zakładzie pracy, pracodawca może sporządzić protokół zdarzenia, wskazując w nim przesłanki mające świadczyć o nietrzeźwości pracownika, np. bełkotliwa mowa, alkoholowy oddech, chwiejny chód. Ponadto w takim przypadku należy wskazać jak największą liczbę świadków zdarzenia, których podpisy powinny znaleźć się pod protokołem. Dokument ten należy udostępnić pracownikowi podejrzanemu o spożywanie alkoholu, ponieważ posiada on prawo do ustosunkowania się do stawianego mu zarzutu. W przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że pracownik jest pod wpływem alkoholu, pracodawca ma obowiązek odsunąć taką osobę od wykonywania pracy.

Przeszukiwanie pracowników

Formą monitorowania aktywności pracowników jest również przeszukiwanie ich rzeczy osobistych i ubrań. Jest to sposób monitoringu najdalej ingerujący w sferę prywatności pracowników. Dlatego też pracodawca, dokonując przeszukania lub kontroli osobistej pracownika, musi spełnić kilka określonych warunków. Po pierwsze, zakres i procedura takiej kontroli powinny być określone w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy, chociaż powołanie się na ustalone w zakładzie zwyczaje również jest dopuszczalne). Po drugie, działanie pracodawcy musi być uzasadnione (np. kontrola w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy). I wreszcie, po trzecie, pracownicy muszą być uprzedzeni o możliwości zastosowania takiego środka kontroli.

Jeżeli przesłanki zostaną spełnione, wówczas należy przyjąć, że zastosowana przez pracodawcę kontrola osobista jest zgodna z prawem i nie narusza dóbr osobistych człowieka, o których mowa w art. 23 i 24 K.c. (wyrok SN z 13.04.1972 r. I PR 153/72; OSNC z 1972 r. nr 10, poz.184).

Prawo do prywatności

Europejska Konwencja Praw Człowieka, ratyfikowana przez Polskę w 1993 r., przewiduje, że każdy człowiek ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego. Wyjątkiem nie jest tutaj korespondencja elektroniczna przesyłana i odbierana przez pracowników. Poszanowania prywatności strzeże również Konstytucja RP, ustawa o ochronie danych osobowych, Kodeks cywilny, Kodeks karny i Kodeks pracy.

Zbieranie informacji o aktywności zatrudnionych w czasie pracy można uznać za przetwarzanie ich danych osobowych. Zgodnie z prawem, każdy ma prawo do ochrony danych osobowych, czyli wszelkich informacji dotyczących zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.Co może i musi pracodawca:

przed kontrolą pracownika powinien uprzedzić go, że zamierza skorzystać ze swojego uprawnienia (przedłożyć do podpisania oświadczenie lub zawrzeć taki zapis w umowie o pracę);
bez zgody pracownika sprawdzić, czy w skrzynce nadawczej są wiadomości wysłane tylko w celach służbowych, czy również w prywatnych (nie może zapoznawać się z ich treścią - zob. wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 3.04.2007 w sprawie Copland v. the United Kingdom - no. 62617/00);
w razie złamania zakazu korzystania z prywatnej poczty, może nałożyć na pracownika karę porządkową przewidzianą w Kodeksie pracy lub rozwiązać umowę o pracę (gdy zakaz jest nagminnie łamany).

Prawa kontrolowanego pracownika

Jeśli pracownik uzna, że kontrola narusza jego dobra osobiste, może domagać się od pracodawcy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np. poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści), jak również zażądać zadośćuczynienia pieniężnego. Jeśli pracodawca sprawdza wykorzystanie komputera i Internetu przez pracownika i przegląda nieprzeznaczone dla siebie informacje bez jego wiedzy, pracownik może w sądzie dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych (na podst. art. 23 i 24 K.c.) lub zwrócić się ze skargą do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

Pracodawcy są coraz bardziej zainteresowani wykorzystaniem nowych technologii do gromadzenia informacji o pracowniku. Monitoring może spełniać dla właścicieli przedsiębiorstw pozytywną rolę, a w szczególności - ułatwiać zapobieganie negatywnym czy wręcz nielegalnym działaniom pracowników. Może również korzystnie wpływać na efektywność pracy, co jest szczególnie istotne przy dużym wzroście konkurencyjności.

Jest jednak i druga strona medalu. Niektóre formy monitoringu i jego zakres mogą stwarzać ogromne zagrożenie dla naszej prywatności, pozbawiać nas koniecznej do normalnego funkcjonowania sfery intymności. Z tych względów jest konieczne, aby pracodawcy działający jeszcze w ramach pustki prawnej - starali się osiągnąć z pracownikami rozsądny kompromis, który uwzględniałby interesy obu stron.

Przypisy:
(1) Rozmaite inicjatywy w tym przedmiocie podejmowane są również w poszczególnych państwach członkowskich Unii oraz innych, zwłaszcza w USA. Problematyka monitorowania jest przedmiotem prac organów UE oraz Międzynarodowej Organizacji Pracy (ILO).
(2) Na podst.: Arkadiusz Lach, Monitorowanie pracownika w miejscu pracy, - Monitor Prawa Pracy- nr 10, 2004 r., s. 264-69.

Podstawa prawna:
1. Art. 30, 31 ust. 1 i 2, 47, 49 oraz 51 Konstytucji RP - Dz.U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.
2. Art. 23, 24 oraz 448 ustawy z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.
3. Art. 111, 221, 100 ustawy z 26.06.1974 r. Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
4. Ustawa z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych - tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.
5. Art. 17 ust. 3 ustawy z 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - Dz.U. z 2007 roku nr 70, poz. 473 z późn. zm.
6. Art. 267 §1 ustawy z 06.06.1997 r. Kodeks karny - Dz.U. z 1997 r. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.
7. Ustawa z dn. 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - tekst jedn. Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.

Artykuł jest kopią artykułu z portalu GCP Kraków. Opinie i uwagi można kierować na adres portalu GCP Kraków
GCP Kraków opinie

Linki do stron GCP Kraków opinie / artykuły

GCP Instytut Doskonalenia Wiedzy Prawno-Ekonomicznej Sp. j.